如何把简单的“to-do-list”改造为生产力工具?

编者按：To-Do-List (下文简称“待办事项清单”)是一个在日常生活和工作中都很有用的工具，如果你经常在一天结束时，把当天的任务拖到第二天甚至下一周，你可能需要对待办事项清单进行一次改良，对你如何安排时间，以及对事情发展的预期值进行一次自我检查。

了解什么是才最重要的事项

大多数人忙来忙去，却并不知道自己工作的重点，搞不清优先级。《你可以拥有一切，就是不能同时拥有》（You Can Have It All, Just Not At The Same Damn Time.）一书的作者Romi Neustadt说：“在使用待办事项清单之前，你必须搞清楚这一点。”她说，“重要的事情优先去处理——立马就去处理，这一点是不容置疑的。”

Neustadt说，我们的大脑其实只能同时处理两、三个优先事项。"否则，我们的生活，就会过于分散，无关紧要的东西填埋了所以时间。"

一旦你了解了你的优先事项，待办事项清单上的所有内容都应该为之服务。如果到处都是“应该”做的事情，如果你的“应该”太多，你就没有搞清楚什么是优先级。

把任务和价值挂钩

无论你是为自己工作还是为他人工作，每天都应该把你当成是自己的CEO。创业策略教练Racheal Cook建议，检查你的待办事项清单，给每一项任务分配一个指标或价格，比如每小时时间值多少钱，如果你让别人做这件事需要支付多少钱。

“通过把做每件任务的时间和金钱挂钩，这可以确保你正确地利用你的资源。”她说。"给任务打分，从每小时10美元的行政任务，到每小时10000美元的高级战略和销售相关的任务。这种方法可以让你立即清楚地知道自己的时间是如何投入到业务中的。"

衡量一项任务的急迫性

Racheal Cook喜欢用 "艾森豪威尔矩阵"，把一个总的待办事项清单分成四个部分。“重要不紧急、重要且紧急、不重要且不紧急、紧急但不重要。”

紧急且重要的任务应在今天完成。那些重要但不紧急的任务应安排在以后的时间进行。如果某项任务很紧急但不重要，应该交给别人去做。而那些不重要且不紧急的任务，就应该取消。

"使用艾森豪威尔矩阵，你要把大部分时间花在那些重要但还不紧急的任务上"她说。"这样你就可以走在待办事项清单前面，而不是被追着走。"

把难做的事情放在前面

虽然做容易的事情可以让你有一种成就感，但也可能造成拖延症，Neustadt说。"当你做容易的事情，而没有时间去做难的事情时，恐惧就赢得了胜利，"她说。"把其他的事情放在待办事项的首位，是不去做困难的事情的借口。"你不停找事做，是不是为了逃避做重要的事情？

要具体化

不要让你的待办事项清单变成“blob”清单，高绩效专家Paul Rulkens告诫说。"blob是一个模糊的、没有定义的、不明确的行动，"他说。"因此，你待办事项清单上的任何行动都必须有一个非常具体的结果。"

除了定义行动，还要为每项任务分配一个具体的时间框架，心理学教授A.J.Marsden博士说。"你必须考虑每一项任务有多重要，你必须考虑到你有多大的时间框架来完成这项任务，"她说。"考虑把类似的任务组合在一起。"

如果一个任务比较大，Marsden建议将其分解成几个部分或阶段，在几天内完成。

进行待办事项“冲刺”

对于处理待办事项清单，最难的部分可能是真正开始去做。职业教练Caroline Ouwerkerk建议你以 "冲刺"的方式工作，看看自己能在60分钟内完成多少事情。

"另一种方法是将计时器设置为15分钟，并承诺在定时器响起之前，不要去看手机或做分心的事情，"她说。"通常情况下，这就是克服最初的阻力，进入良好的工作节奏所需要的。"

如果你经常被手机分散注意力，Ouwerkerk建议使用Forest app，在里面你可以 "种植 "虚拟的树木，如果你在一定时间内不碰手机，它们就会 "生长"。"过一段时间后，你会迷恋上种植你的虚拟花园，里面种满了不同品种的树木、花朵和灌木丛，在这个过程中完成你的待办事项清单。

译者：蒂克伟