新年日程管理这件事，你需要的不止是To Do List

面对复杂繁多的工作任务，不少职场人的第一直觉便是先列出一张To Do List。To Do List当然有很多优势，它可以面面俱到地列出复杂情况下的子任务，完成后在相应任务上打个勾也颇有成就感。

然而，To Do List也存在诸多明显的局限性，适用的范围也有限，在日程管理上，还有更多值得优化的地方。

这些局限，让To Do List不好用

职场上常用的To Do List往往存在着明显的局限性：缺乏逻辑性、容易带来心理压力、忽视了“灵光一现”的作用

首先，很多人在写To Do List时，只是将待办事项单纯地列出来，却没有分清轻重缓急，缺乏明确的逻辑性，容易陷入琐碎化的陷阱，不利于项目的整体管控。

第二，对于不习惯按照计划行事的人来说，To Do List很容易造成心理压力。由于不擅长做计划，就会花更多时间反复纠结待办事项，要么做得过于详细，计划却赶不上变化；要么没仔细掂量，制定出的 “假大空”计划没有实际的意义。更糟糕的是，为了赶进度，压缩“磨”细节的时间，计划是完成了，可完成质量堪忧。有些则为了尽可能多地打卡To Do List上一项项内容，疲于奔命，迷失了真正的目标。

第三，对于创意型要求较高的工作来说，很多时候需要“灵光一现”，而这灵光一现的时刻，往往带来的是重大突破，因此如果计划、日程做得过死，就会挤压“惊喜”生长的空间，让灵光一现的重要时刻不复存在。

做这三步，优化你的To Do List

别被以上那些传统清单式的To Do List困住了脚步，以下这三步，帮助你的To Do List进阶成为日程管理的好工具。

Step 1: 将待办清单代入四个象限

在列举具体的工作任务时，可将“紧急程度”与“重要程度”分别列为横竖坐标，划分出四个象限：“紧急且重要”、“紧急但不重要”、“重要但不紧急”和“不重要且不紧急”。

然后，将所有任务分别放置在不同的象限中，任务的轻重缓急程度瞬间一目了然。

Step 2: 难点+高价值任务优先

面对同一个象限中的任务，应该如何去衡量呢？最重要的两个参考因素便是难度与价值程度。

一方面，难度越大的任务越需要重视。由于心理作用，人往往倾向于先完成容易的任务，而将困难的任务放在后面，然而困难的任务往往要耗费更多的精力，放在最后就极有可能无法达成目标。

另一方面，你需要检查待办事项清单中每一项任务的价值程度，衡量的方法就是这项任务如果交给其他人完成，需要付出多少金钱与时间，金额越高，付出的时间越多，代表这项事务的重要性就越高，需要优先完成。

Step 3：为To Do List 设立“冲刺时间”

对于较为简单的任务，在开始之前，为自己设立一个闹钟。比如在20分钟内，必须完成这一项任务，不能分心，从而保持专注状态以及进入良好的工作节奏。

对于较难的任务，反而可以将“冲刺时间”设置得短一些，这种方法有利于克服畏难情绪。比如在制定新的提案时，穿插一些用于思考与冥想的咖啡时间，或者一些简单性、重复性等不太消耗脑力的工作，让大脑不会处于过载状态。

高效管理日程，这些技巧也值得一试

除了用To Do List，以时间为线索进行日程管理也是一种好方法。

所谓以时间为管理线索，就是把任务明确地设定开始时间和截至时间，然后按照时间线，安排到自己一天的计划中。

相比To Do List, 使用时间任务管理法有两个优势。

首先，每个时间段都有明确的归属，比如早上10点-11点，只专注于做任务A，不可进行任务B。把时间具象化后，更有利于思考和判断任务的重要和紧急程度。其次，将最重要的任务安排大量的封闭时间，有助于提高自己深度工作的能力，提升专注度。

以下3个诀窍助力时间任务管理法的使用：

以目标为出发点，制定日常

每天做的所有事情，都是为了向自己的目标靠近。所以为了避免目标偏离，在做任务之前，首先要回顾下自己的目标。

设置封闭时间

每天都要安排专注且封闭的时间段，这个期间，不要安排其他事项，专门用来处理高难度的重要任务，从而有效提升深度工作的能力，提高效率。

留有缓冲余地

人往往会高估自己完成任务的时间。如果把日程排得太满，一个任务没完成，便会影响后续任务，产生多米诺骨牌效应。为了尽量避免发生这样的情况，尽量预留出一些缓冲时间以备及时调整。

To Do List轻松上手，使用简便，但未能区分任务的轻重缓急，缺乏明确的逻辑性，容易让人陷入琐碎化的陷阱，决定了它适用于对简单的、非联系性的任务进行时间管理。在新的一年，优化To Do List，或者试试时间任务管理法，让每天的日程更加具象化，增加自己对任务的思考深度，在日程管理上也许会更游刃有余。

*首发于公众号“BIFudan MBA”